Writing an email

How to write an E-Mail

Du sitzt vor Deinem Computer und hast das E-Mail Programm bereits geöffnet, doch jetzt stehst Du vor der großen Frage: How to write an E-Mail?

Die Art, wie Du eine E-Mail schreibst, hängt vom/von der Empfänger*in und von dem Zweck ab.

• Schreibst Du einem/einer Freund*in, dann schreibst Du eine informelle (informal) E-Mail.
  • Also eine persönliche und lockere E-Mail.
  • Die Sprache in einer solchen E-Mail ist vergleichbar mit einem Gespräch oder einer WhatsApp Nachricht.
• Schreibst Du einem/einer Lehrer*in oder auch Deinem/Deiner Chef*in schreiben, dann ist der Kontext formell (formal).
  • Das heißt, die E-Mail ist höflicher gestaltet und beinhaltet geschäftliche/schulische Themen.
  • Zum Beispiel Fragen zu einer Hausarbeit oder eine Krankmeldung.
  • Du solltest auf die richtige Verwendung der Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung achten.

Writing an E-Mail – Aufbau

E-Mails sind etwas ausführlicher als einfache Nachrichten und beinhalten verschiedene Bestandteile. Der normale Aufbau einer E-Mail orientiert sich an dieser Struktur:

• subject (Betreff)
• salutation (Anrede)
• opening/introduction (Einleitung)
• content/main part (Hauptteil)
• closing/conclusion (Ende)

Bestandteile einer E-Mail – Betreff

Der erste und wichtige Bestandteil einer E-Mail ist der Betreff. In dem Betreff-Feld über der eigentlichen E-Mail wird meist ein Wort oder eine kurze Anmerkung angegeben. Daran können die Empfänger*innen sofort erkennen, um was es in der E-Mail geht. Halte Dich hier kurz und präzise, verwende im subject (Betreff) Deiner E-Mail keine ganzen Sätze.

Hier einige Beispiele, wie Betreffe Deiner E-Mail sein könnten.

Bestandteile einer E-Mail Englisch – Anrede

Der erste Bestandteil Deiner E-Mail, der im eigentlichen Textfeld der E-Mail steht, ist die Anrede (salutation). Hier solltest Du darauf achten, die richtige Art der Anrede für Deine englische E-Mail zu verwenden.

Wenn Du eine formelle E-Mail schreibst und den Namen der Empfänger *innen kennst, kannst Du diese Beispiele plus deren Nachnamen in Deiner formellen E-Mail verwenden.

• Dear Mr. ...,
• Dear Ms. ...,
• Dear Mrs. ...,

Nach Mr./Ms./Mrs. folgt dann der Nachname der Person, der Du schreiben möchtest. So weiß diese sofort, dass die E-Mail an sie gerichtet ist. Die deutsche Anrede in einer formellen E-Mail lautet "Sehr geehrter Herr.../ Sehr geehrte Frau..." und gilt als sehr höflich und respektvoll.

Kennst Du allerdings den Nachnamen des Empfängers oder der Empfängerin nicht, kannst Du diese Anreden in Deiner formellen E-Mail verwenden.

Diese Anreden gelten auch als höflich, beinhalten nur keinen Namen.

• Dear Sir or Madam: wenn Du nicht weißt, ob der Empfänger oder die Empfängerin männlich oder weiblich ist.
• To Whom It May Concern: wenn nicht klar ist, wer die Nachricht in Empfang nimmt.

Solltest Du aber eine E-Mail z. B. an eine*n Freund*in schreiben und ihr sprecht euch mit "Du" an, dann muss die Anrede nicht so höflich klingen. Verwende in Deiner informellen E-Mail bspw. diese Beispiele:

• Hello ...
• Hey ...
• Good Morning/ Evening/ Afternoon ...
• Dear ...

Bestandteile einer E-Mail – Einleitung

Nach der Anrede folgt in der klassischen Struktur Deiner E-Mail der eigentliche Text bzw. zuerst einmal die Einleitung.

In einer formellen E-Mail nennst Du in diesem Bestandteil den Grund Deiner Nachricht. Wie Du die Einleitung einer E-Mail formulieren kannst, siehst Du hier:

Dieselben Einleitungen können auch für Deine informelle E-mail an Deine Freund*innen genutzt werden. Zusätzlich kannst Du aber auch lockere Einleitungen, wie ein einfaches How are you? verwenden oder direkt zum Inhalt, also dem Hauptteil, Deiner E-Mail kommen.

Bestandteile einer E-Mail – Hauptteil

Nach der Einleitung folgt das eigentliche Anliegen Deiner E-Mail: Was möchtest Du Deinem Empfänger oder Deiner Empfängerin mit der E-Mail schreiben?

Die folgenden Beispiele sind eher formell und eignen sich gut dafür, wenn Du einem/einer Lehrer*in oder Deinem/Deiner Chef*in eine E-Mail schreiben möchtest.

• I would like to ask you for...
• I would appreciate it, if ...
• Could you possibly/kindly ...
• I would be happy to meet with you on ...
• I would like to thank you for your e-mail regarding ...
• I would like to take this opportunity to thank you for ...
• I would like to make a complain about ...

Achte darauf, nicht zu lange Textblöcke zu schreiben, sondern in Deiner E-Mail nach drei bis fünf Sätzen Absätze einzufügen. Dadurch wird der Hauptteil Deiner E-Mail übersichtlicher und wirkt nicht so gequetscht. Verwende außerdem in formellen E-Mails keine short forms (Abkürzungen).

• Vermeide also zum Beispiel I'll und You'll oder isn't und aren't.
• Verwende lieber I will und You will oder is not und are not.
• Die Abkürzungen kannst Du dann problemlos in informellen E-Mails verwenden.

In Deiner informellen E-Mail an Deine*n Freund*in kannst Du natürlich auch die genannten Beispiele im Hauptteil verwenden. Du kannst aber auch das schreiben, was Du in Wirklichkeit oder in einer WhatsApp Nachricht sagen würdest. Hier ein paar Beispiele dazu:

Da ihr ja Freund*innen seid, kann der Hauptteil Deiner E-Mail ganz ungezwungen und locker sein. Rechtschreibfehler und Grammatikfehler sind in einer informellen E-Mail nicht von so großer Bedeutung.

Bestandteile einer E-Mail Englisch – Ende

Am Ende Deiner englischen E-Mail kannst Du ein paar abschließende Formulierungen verwenden. Für eine formelle E-Mail eignen sich dafür zum Beispiel diese:

• I look forward to hearing from you soon.
• Please let me know if/contact me again if...

In einer informellen E-Mail ist ein solcher Satz kein Muss, kann aber auch Sinn ergeben, je nachdem, was der Grund Deiner E-Mail war.

Nach so einem Abschlusssatz kommt an das Ende Deiner E-Mail eine Grußformel. Eine formelle E-Mail kannst Du z. B. so beenden:

• Yours sincerely
• Yours faithfully
• Danach folgt dann Mr./Mrs./Ms. und Dein Nachname.

In der informellen E-Mail kannst Du so das Ende finden:

• Best wishes ...
• Regards ...
• Yours ...
• Auf diese Grußformeln folgt dann Dein Vorname als Schluss der E-Mail.

Writing an E-Mail – Beispiele

Einige Formulierungen und Beispiele, die Du beim Schreiben einer englischen E-Mail benutzen kannst, hast Du bereits kennengelernt:

• Betreff: Lunch
• Anrede: Dear ...
• Einleitung: How are you?
• Hauptteil: I just wanted to let you know ...
• Ende: Yours ...

Noch mehr Beispiele, wie Du eine englische E-Mail schreiben kannst, folgen jetzt.

Writing an E-Mail – School

Wenn Du in der Schule (englisch: school) eine E-Mail z. B. an Deine Lehrkraft schreibst, kannst Du Dich an diesem Beispiel orientieren:

Writing an E-Mail to a friend

Bei einer E-Mail an eine*n Freund*in kannst Du eher informell schreiben. Wie eine solche E-Mail aussehen kann, siehst Du in diesem Beispiel: