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Im geschäftlichen Austausch sind E-Mails – auch auf Englisch – eine wichtige Komponente. Denn die englische Sprache wird als Lingua Franca weltweit zum Zweck der internationalen und interkulturellen Kommunikation verwendet. Doch zwischen alltäglicher Unterhaltung – wie auf sozialen Plattformen oder im Gespräch mit Freund*innen – und förmlicher bzw. Business-Kommunikation gibt es einige Unterschiede. Wie genau schreibst Du also eine Business-E-Mail? Worauf musst Du beim Aufbau achten und welche Phrasen werden viel verwendet?
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E-Mails bieten eine schnelle und einfache Kommunikation mit einem oder mehreren Empfängern und Empfängerinnen und sind ideal für den kurzen Informationsaustausch. Beim Schreiben von Business E-Mails solltest Du auf einen kurzen und prägnanten Ausdruck achten. Im Fokus liegen
British English und American English unterscheiden sich nicht nur in der Aussprache, sondern auch in der Schreibweise und Wortgebrauch. Im Wörterbuch helfen Dir die Abkürzungen [BE] und [AE] bei der Identifikation der Variante. Halte Dich immer nach einer Englischvariante und vermische die Sprachvarianten nicht miteinander! So kannst Du Missverständnisse und ähnliche Unannehmlichkeiten vermeiden. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den beiden Sprachvarianten findest Du in der Erklärung "Unterschied Amerikanisches und Britisches Englisch".
Außerdem ist es wichtig bei internationaler Korrespondenz auf Schriftzeichen wie ß, ä, ö, und ü zu verzichten und stattdessen ss, ae, oe oder ue zu verwenden. Diese können beim Adressat oder bei der Adressatin verschlüsselt sein und damit den Lesefluss beeinträchtigen.
Allgemein solltest Du Dich auch an die Netiquette halten.
Der Aufbau einer Business E-Mail auf Englisch, inklusive aller strukturellen Merkmale, wie E-Mail-Adressen, unterteilt sich in die folgenden Elemente:
| Aufbau | Inhalt |
| Von /From |
|
| An /To |
|
| CC (BCC) |
|
| Anhang /Attachment |
|
| Betreff /Subject |
|
| Anrede /Salutation |
|
| eigentlicher Inhalt der E-Mail |
|
| Verabschiedung /Complimentary close |
|
| Signatur block /Signature block |
|
| Signatur Fußzeile /Signature footer |
|
Der Betreff sollte den Inhalt der Business E-Mail auf Englisch in knappen Wörtern zusammengefasst widerspiegeln. Lange Sätze oder eine Aneinanderreihung von Informationen können vom Anzeigefeld des Mailprogramms womöglich nicht angezeigt werden.
Hier ein Beispiel, wie der Betreff aussehen sollte:
Postponement of Meeting, Friday 12th
I will not be able to come to the meeting, because I am not feeling well.
Im traditionellen Briefverkehr wird der Betreff entweder fett markiert oder unterstrichen. Wenn Du mehr über Geschäftsbriefe im Business Englisch erfahren willst, klick Dich in die Erklärung "Geschäftsbrief Englisch" rein!
Die folgende Auflistung gibt Dir einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten der Anrede in einer englischen Business E-Mail:
To whom it may concern nutzt Du, wenn Du keine*n direkte*n Ansprechpartner*in kennst. Es ist somit eine distanzierte und förmliche Anrede. Dear Jolie wiederum ist eine sehr vertraute Anrede, wie Du sie auch unter Freund*innen nutzen kannst.
Bei der Anrede von weiblich gelesenen Personen musst Du zwischen dem Familienstand unterscheiden.
| Anrede | Familienstand |
| Miss | Die Person (w) ist nicht verheiratet. |
| Mrs | Die Person (w) ist verheiratet. |
| Ms | Der Familienstand der Person (w) ist nicht bekannt, oder die Person beabsichtigt, diesen nicht anzugeben. |
Generell wird die Anrede Ms bevorzugt. So wird der Familienstand einer Frau nicht in den Mittelpunkt gestellt.
Je nachdem, ob Du amerikanisches oder britisches Englisch in Deiner Business E-Mail verwendest, ändert sich auch die Interpunktion bei der Anrede. Während im amerikanischen Englisch ein Punkt den Titel abkürzt, werden Satzzeichen des Öfteren im britischen Englisch weggelassen.
Das Komma kann in beiden Sprachvarianten eingesetzt werden. Im Gegensatz zu Großbritannien wird in Amerika im Briefverkehr auch gerne ein Doppelpunkt nach der Begrüßung verwendet. Beachte, dass im Englischen das erste Wort des eigentlichen Inhalts der E-Mail mit einem Großbuchstaben anfängt, wie Du im Beispiel erkennen kannst:
Dear Mr Schwarz,
We are pleased to inform you, that ...
Nach der Anrede kannst Du Dich in der Einleitung Deiner Business E-Mail auf Englisch auf einen vorherigen Kontakt beziehen und/oder den Grund der Kontaktaufnahme angeben. Mit den folgenden Phrasen kannst Du z. B. Deine E-Mail einleiten:
| Einleitung | |
| Thank you for your prompt reply. | Danke für Ihre schnelle Antwort. |
| Thanks for getting back to me. | Danke, dass Sie sich bei mir gemeldet haben. |
| Please excuse my late reply. | Bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort. |
| I would like to know if ... | Ich würde gerne wissen, ob ... |
| I am writing to inform you that ... | Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass ... |
Je nach Situation ist natürlich auch eine Kombination aus diesen Phrasen auch möglich.
Während die Anrede in einer englischen Business E-Mail in beiden Sprachvarianten gleich ist, existieren bei der Verabschiedung regionale Unterschiede. In der folgenden Liste findest Du mögliche Phrasen für eine Verabschiedung in einer englischen Business E-Mail:
Schlussformeln, die Du vor der eigentlichen Verabschiedung nutzen kannst, siehst Du in der folgenden Tabelle:
| Schlussformeln | |
| I look forward to hearing from you. | Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören. |
| If you need any more information, please do not hesitate to contact me. | Wenn Sie weitere Informationen benötigen sollten, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. |
| Thanks in advance. | Danke im Voraus. |
In der folgenden Tabelle findest Du einige Beispiele, welche Vokabeln Du in Deiner Business E-Mail verwenden kannst.
| Englisch | Deutsch | Beispielsatz |
| attachment | Anhang/angehängte Datei | Please find attached my CV /Please see the attached file |
| to dial in | sich einwählen | Please dial in after lunch. |
| to forward a mail | eine Nachricht/Mail weiterleiten | Please forward the mail to Mr X |
| to import files in another / the same format | Dateien in einem anderen Format/in demselben Format importieren | I have imported the requested files to ... |
| to receive a mail | eine Nachricht/Mail erhalten | Unfortunately, I have not received a mail to this day on the update on ... |
| regular postal service | regulärer Postdienst | If possible, I will have to ask for a confirmation by regular post. |
| zipped file | komprimierte (gezippte) Datei | Would it be possible to zip the file before forwarding it to the customer? |
Natürlich ist das Vokabular und der Wortschatz in einer E-Mail stark abhängig vom Anliegen und dem Unternehmen, für das Du arbeitest.
Die folgenden Textbausteine können Dir dabei helfen, nützliche und viel verwendete Phrasen in deiner Business E-Mail gewandt einzusetzen.
| englische Phrase | deutsche Übersetzung |
| Please confirm whether / if ... | Bitte bestätigen Sie, ob ... |
| I would be grateful if you would confirm ... | Ich wäre Ihnen sehr dankbar / verbunden, wenn Sie ... bestätigen könnten. |
| Let me know whether / if ... | Lass / Lassen Sie mich wissen, ob ... [eher informell] |
| I would like to confirm our meeting / our appointment. | Ich möchte unser Treffen / unseren Termin (hiermit) bestätigen. |
| This is to confirm the appointment we made on ... | Hiermit bestätige ich den Termin, den wir am ... festgelegt hatten. |
| Monday at 3 is fine by me | Montag um 3 Uhr passt mir. [eher informell] |
| I'm afraid I can't make it. How about ...? | Leider werde ich das nicht schaffen. Wie wäre es mit ...? [eher informell] |
| Unfortunately, I am unavailable on that day. I suggest we postpone the meeting to the following week. | Leider kann ich an dem Tag nicht. Ich schlage vor, das Treffen auf die darauffolgende Woche zu verlegen. |
| I apologise for the inconvenience. | Für etwaige Ungelegenheiten möchte ich mich entschuldigen. |
| I regret to inform you that ... | Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass ... |
| I am writing to ask for details on .... | Bitte schicken Sie mir detaillierte Angaben zu / über ... |
| I was given your contact information by Mr ... | Herr ... gab mir Ihre Kontaktinformationen. |
| As mentioned in/With reference to my E-Mail of [Thema] / from [Zeitangabe] ... | Wie in meiner E-Mail vom ... erwähnt, ... |
| We refer to our letter of [Thema] / from [Zeitangabe] ... | Wir beziehen uns auf unser E-Mail vom ... |
To whom it may concern
Dear Sir or Madam
Dear Miss Smith
Dear Jolie
Beispiele für Verabschiedungen:
Thanks in advance.
I look forward to hearing from you.
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Wie schreibe ich eine Business E-Mail auf Englisch?
Du schreibst eine Business E-Mail auf Englisch, indem Du auf einen kurzen und prägnanten Ausdruck achtest und den richtigen Ton (formell vs. informell) findest. Halte Dich auch an den vorgegebenen Aufbau.
Wie ist der Aufbau einer Business E-Mail?
Der Aufbau einer Business E-Mail ist gegliedert in:
Was sind häufige Phrasen in einer Business Email?
Häufige Phrasen in Business E-Mails auf Englisch sind bspw.:
Wie verabschiede ich mich in einer Business Email?:
Du verabschiedest Dich in einer Business E-Mail z. B. so:
Thanks in advance.
I look forward to hearing from you.
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Lily Hulatt ist Digital Content Specialist mit über drei Jahren Erfahrung in Content-Strategie und Curriculum-Design. Sie hat 2022 ihren Doktortitel in Englischer Literatur an der Durham University erhalten, dort auch im Fachbereich Englische Studien unterrichtet und an verschiedenen Veröffentlichungen mitgewirkt. Lily ist Expertin für Englische Literatur, Englische Sprache, Geschichte und Philosophie.
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Gabriel Freitas ist AI Engineer mit solider Erfahrung in Softwareentwicklung, maschinellen Lernalgorithmen und generativer KI, einschließlich Anwendungen großer Sprachmodelle (LLMs). Er hat Elektrotechnik an der Universität von São Paulo studiert und macht aktuell seinen MSc in Computertechnik an der Universität von Campinas mit Schwerpunkt auf maschinellem Lernen. Gabriel hat einen starken Hintergrund in Software-Engineering und hat an Projekten zu Computer Vision, Embedded AI und LLM-Anwendungen gearbeitet.
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