Beschaffung

Was ist Beschaffung im Kontext der BWL?

Im betriebswirtschaftlichen Kontext ist die Beschaffung ein essentielles Element, das sich mit der Planung, Auswahl, Bestellung, dem Empfang und der Lagerung von Materialien, Rohstoffen, Gütern sowie Dienstleistungen beschäftigt. Diese Aktivitäten zielen darauf ab, die benötigten Ressourcen zur optimalen Zeit und in der richtigen Menge zu beschaffen, um die Produktions- und Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen.

Bedeutung der Beschaffung für Unternehmen

Die Beschaffung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie direkt Einfluss auf die Kostenstruktur, die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit hat. Ein effektives Beschaffungsmanagement kann dazu beitragen, Kosten zu senken, Produktivität und Effizienz zu steigern sowie Innovationen und Wachstum zu fördern. Hier einige Vorteile der effizienten Beschaffung, die zeigt, warum sie so wichtig für Unternehmen ist:

• Kosteneinsparungen durch optimierte Einkaufsstrategien und bessere Verhandlungen mit Lieferanten
• Verbesserung der Produktqualität durch sorgfältige Auswahl und Überwachung von Lieferanten
• Steigerung der Effizienz durch Automatisierung und Digitalisierung von Beschaffungsprozessen
• Förderung von Innovation und Wachstum durch Zugang zu neuen Technologien, Materialien und Dienstleistungen
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnelle und zuverlässige Lieferung von Produkten und Dienstleistungen

Beschaffung im Rahmen von Supply Chain Management

Im Rahmen des SCM fokussiert sich die Beschaffung auf die Koordination und Zusammenarbeit mit Lieferanten, um die Verfügbarkeit von benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und zu den bestmöglichen Konditionen sicherzustellen. Dazu gehören verschiedene Aufgaben, wie:

• Lieferantenauswahl und -evaluation
• Vertragsverhandlungen und -management
• Bestellabwicklung und -überwachung
• Qualitätsmanagement und -kontrolle
• Risikomanagement und -minimierung

Durch die Integration der Beschaffung in das Supply Chain Management können Unternehmen ihre Lieferkettenstrategien optimieren, um größere Kosteneffizienz, höhere Produktqualität, verbesserte Flexibilität und kürzere Lieferzeiten zu erreichen.

Ziele der Beschaffung im Überblick

Die wichtigsten Ziele der Beschaffung sind Kostensenkung, Qualitätssicherung und die Pflege von Lieferantenbeziehungen. Diese Ziele sind von zentraler Bedeutung, um ein Unternehmen wettbewerbsfähig und erfolgreich zu gestalten.

Kostensenkung

Ein primäres Ziel der Beschaffung ist die Reduzierung von Kosten, die durch den Einkauf von Materialien, Gütern und Dienstleistungen entstehen. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden:

• Effiziente Einkaufsstrategien und Verhandlungen mit Lieferanten
• Rationalisierung von Lagerbeständen und Just-in-Time-Lieferungen
• Bündelung von Einkaufsvolumen und Nutzung von Skaleneffekten
• Einsatz von digitalen Technologien zur Optimierung von Beschaffungsprozessen

Qualitätssicherung

Ein weiteres zentrales Beschaffungsziel ist die Sicherung und Verbesserung der Qualität der bezogenen Materialien, Güter und Dienstleistungen. Eine hohe Produktqualität ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Maßnahmen zur Qualitätssicherung können beispielsweise folgende sein:

• Sorgfältige Auswahl und Evaluation von Lieferanten
• Prüfung von Produktmustern und Referenzen
• Regelmäßige Qualitätskontrollen und -audits
• Etablierung von Qualitätsstandards und Zertifizierungen

Lieferantenbeziehungen

Die Pflege von guten Lieferantenbeziehungen ist ein weiteres wichtiges Ziel der Beschaffung. Starke Lieferantenbeziehungen können dazu beitragen, den Zugang zu neuen Technologien, Materialien und Dienstleistungen zu verbessern, Risiken zu minimieren und gemeinsam Innovationen und Wachstum zu fördern. Die Pflege von Lieferantenbeziehungen umfasst:

• Regelmäßige Kommunikation und Informationsaustausch
• Transparenz und Fairness in Vertragsverhandlungen
• Zusammenarbeit bei der Problemlösung und Qualitätsverbesserung
• Entwicklung von langfristigen Partnerschaften und gemeinsamen Zielen

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung ist ein Ansatz, der sich auf die langfristige Planung und Durchführung von Beschaffungsaktivitäten konzentriert. Sie zielt darauf ab, die Wettbewerbsposition eines Unternehmens durch effektive Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten zu verbessern und die festgelegten Beschaffungsziele zu erreichen.

Lieferantenauswahl

Ein Schlüsselaspekt der strategischen Beschaffung ist die systematische Auswahl und Bewertung von Lieferanten. Um dies effektiv zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Schritte berücksichtigen:

1. Definition von Anforderungen und Kriterien für die Lieferantenauswahl
2. Erstellung einer Liste potenzieller Lieferanten
3. Durchführung von Lieferantenevaluationen anhand der festgelegten Kriterien
4. Auswahl von Lieferanten auf Basis von Bewertungsergebnissen und strategischen Überlegungen
5. Verhandlung von Verträgen und Vereinbarungen
6. Monitoring der Lieferantenperformance und regelmäßige Überprüfung der Zusammenarbeit

Langfristige Partnerschaften

Die Etablierung langfristiger Partnerschaften mit Lieferanten kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, Innovationen zu fördern und die Beschaffungsziele effektiver zu erreichen. Langfristige Partnerschaften basieren auf Vertrauen und gemeinsamen Zielen und können folgende Vorteile bieten:

• Bessere Planungssicherheit und Konditionen für beide Partner
• Zugang zu exklusiven Technologien und Dienstleistungen
• Gemeinsame Investitionen in Forschung und Entwicklung
• Agile und flexible Anpassungen an Marktveränderungen

Risikomanagement

Ein wesentlicher Aspekt der strategischen Beschaffung ist das Risikomanagement, das darauf abzielt, mögliche Risiken im Zusammenhang mit der Beschaffung frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken zu ergreifen. Dazu zählen beispielsweise:

• Monitoring von Lieferanten und Branchen, um potenzielle Risiken (z.B. Lieferengpässe, Qualitätseinbußen) frühzeitig zu erkennen
• Entwicklung von Szenarien und Handlungsoptionen für den Umgang mit Risiken
• Diversifikation von Lieferanten und Bezugsquellen, um Abhängigkeiten zu reduzieren
• Implementierung von Risikominderungsmaßnahmen (z. B. Versicherungen, Sicherheitsbestände, Ausweichlieferanten)

Nachhaltige Beschaffung und ihre Bedeutung

Nachhaltige Beschaffung bezieht sich auf den Ansatz, bei dem Unternehmen ihre Beschaffungsaktivitäten bewusst unter Berücksichtigung ökologischer, sozialer und ökonomischer Faktoren gestalten. Dies bedeutet, dass neben der Kosten- und Qualitätsoptimierung auch Aspekte wie Umweltschutz, ethische Arbeitsbedingungen und faire Handelspraktiken in die Entscheidungen und Prozesse der Beschaffung einbezogen werden. Nachhaltige Beschaffung spielt eine immer wichtigere Rolle, da Unternehmen zunehmend erkannt haben, dass es zu ihrem langfristigen Erfolg beiträgt und sowohl interne als auch externe Stakeholder vermehrt Wert auf eine verantwortungsvolle Geschäftsführung legen.

Grundsätze der nachhaltigen Beschaffung

Die nachhaltige Beschaffung basiert auf einer Reihe von Grundsätzen, die darauf abzielen, eine Balance zwischen ökonomischen, ökologischen und sozialen Aspekten herzustellen. Hier sind einige dieser Grundsätze:

• Umweltfreundliche Materialien und Produkte: Nachhaltige Beschaffung setzt auf umweltschonende Materialien, die erneuerbar, recyclebar oder biologisch abbaubar sind und einen geringen ökologischen Fußabdruck aufweisen.
• Ethische Arbeitsbedingungen: Die Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards, wie z.B. angemessene Löhne, Sicherheitsstandards und keine Kinderarbeit, ist ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Lieferanten.
• Faire Handelspraktiken: Bei nachhaltiger Beschaffung wird darauf geachtet, dass faire Handelspraktiken eingehalten werden, z.B. durch faire Preise und transparente Verträge.
• Transparente Lieferketten: Eine transparente Lieferkette ermöglicht die Nachverfolgung der Herkunft von Materialien und Produkten und erleichtert so die Überprüfung der Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards.
• Kreislaufwirtschaft: Nachhaltige Beschaffung fördert Ansätze der Kreislaufwirtschaft, wie z.B. Recycling, Wiederverwendung und Reduzierung von Abfällen und Ressourcenverbrauch.

Vorteile und Herausforderungen nachhaltiger Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, ihre Stakeholder und die Umwelt, aber sie stellt auch Herausforderungen dar, die bewältigt werden müssen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen:

Vorteile:

• Verbesserung des Unternehmensimages und der Reputation
• Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Reduzierung von Haftungsrisiken
• Ressourceneffizienz und Kosteneinsparungen durch Umweltschutzmaßnahmen
• Zugang zu neuen Märkten und Kundenkreisen
• Förderung von Innovationen in Produkten und Prozessen

Herausforderungen:

• Erhöhte Komplexität und Informationsbedarf in Beschaffungsentscheidungen
• Identifikation und Auswahl geeigneter Lieferanten
• Kosten-Nutzen-Abwägung bei Investitionen in nachhaltige Produkte und Technologien
• Management von Risiken und Unsicherheiten in Lieferketten
• Integration von nachhaltigen Kriterien in bestehende Beschaffungsprozesse und -strukturen

Beispiele für nachhaltige Beschaffungspraktiken in der Praxis

Nachhaltige Beschaffung kann sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor angewandt werden und umfasst eine Vielzahl von Ansätzen und Maßnahmen. Hier sind einige Beispiele für nachhaltige Beschaffungspraktiken, die in Unternehmen erfolgreich umgesetzt wurden:

• Ökologische Produkte: Einzelhandelsunternehmen, die auf den Verkauf von umweltfreundlichen und fair hergestellten Produkten setzen, beziehen ihre Waren von Lieferanten, die sich der nachhaltigen Produktion und fairen Handelspraktiken verpflichtet haben.
• Green IT: Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur nachhaltig gestalten möchten, setzen auf energieeffiziente Hardware, verwenden Recyclingmaterialien für Verpackungen und achten auf die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards bei ihren IT-Lieferanten.
• Erneuerbare Energien: Unternehmen, die ihren Energiebedarf aus erneuerbaren Quellen decken möchten, setzen auf Lieferanten von Solar-, Wind- oder Wasserkraftanlagen und unterstützen so den Ausbau von nachhaltigen Energiequellen.
• Nachhaltige Bauprojekte: Im Bereich der Bauwirtschaft werden mehr und mehr nachhaltige Materialien sowie energie- und ressourceneffiziente Technologien eingesetzt. Bauunternehmen achten darauf, Lieferanten und Produkte zu verwenden, die den Umwelt- und Sozialstandards entsprechen.

Verschiedene Formen der Beschaffung

Je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens können verschiedene Formen der Beschaffung angewendet werden. Die Wahl der Beschaffungsform hängt von Faktoren wie der Art des Unternehmens, dem Produktionsprozess, der Lagerhaltung, den Lieferkettenanforderungen und der Marktumgebung ab. In diesem Abschnitt werden drei wichtige Beschaffungsformen behandelt: Just-in-time-Beschaffung, fertigungssynchrone Beschaffung und der Vergleich zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung.

Just-in-time-Beschaffung – Vorteile und Risiken

Die Just-in-time-Beschaffung (JIT) ist ein Konzept, das darauf abzielt, Materialien und Güter genau dann zu beschaffen, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden. Diese Beschaffungsform minimiert Lagerbestände und reduziert so Lagerkosten und Platzbedarf. Die JIT-Beschaffung beinhaltet eine enge Koordination zwischen Unternehmen und Lieferanten, um die termingerechte Versorgung von Waren zur Verfügung zu stellen.

Die Just-in-time-Beschaffung kann für Unternehmen einige Vorteile bieten:

• Reduzierung von Lagerhaltungskosten und -risiken
• Optimierung der Produktionsabläufe und Reduzierung von Durchlaufzeiten
• Verringerung von Verschwendung und übermäßigem Materialverbrauch
• Erhöhung der Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen
• Stärkere Lieferantenbeziehungen durch enge Zusammenarbeit

Trotz der Vorteile enthält die JIT-Beschaffung auch einige Risiken, die Unternehmen berücksichtigen sollten:

• Abhängigkeit von Lieferanten und deren Zuverlässigkeit
• Anfälligkeit für Lieferengpässe und Versorgungsstörungen
• Mögliche höhere Transportkosten durch häufigere Lieferungen
• Geringere Flexibilität bei der Anpassung an plötzlich steigende Nachfrage
• Notwendigkeit einer effizienten Informations- und Kommunikationstechnologie zur Koordination der Lieferungen

Fertigungssynchrone Beschaffung – Funktion und Voraussetzungen

Fertigungssynchrone Beschaffung bezieht sich auf eine enge Abstimmung zwischen der Lieferung von Materialien und Gütern und dem Produktionsplan des Unternehmens. Diese Beschaffungsform zielt darauf ab, die Materialbeschaffung direkt mit dem Produktionsprozess zu verknüpfen, sodass Materialien und Güter unmittelbar in den Fertigungsablauf passen. Hier steht die zeitliche Koordination im Vordergrund, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Die fertigungssynchrone Beschaffung funktioniert, indem der Produktionsprozess und der Materialbedarf kontinuierlich überwacht und abgestimmt werden. Materialien und Güter werden genau dann geliefert, wenn sie im Fertigungsprozess benötigt werden. Dies kann durch den Einsatz von:

• Automatisierten Bestell- und Liefersystemen
• Softwaresystemen zur Überwachung von Produktions- und Beschaffungsprozessen
• Enge Zusammenarbeit zwischen Produktion, Beschaffung und Lieferanten
• Abgestimmte Liefer- und Produktionspläne

erreicht werden.

Um eine fertigungssynchrone Beschaffung erfolgreich umzusetzen, sind einige Voraussetzungen notwendig:

• Effiziente Organisation und Koordinierung der Produktions- und Beschaffungsabläufe
• Gute Informations- und Kommunikationssysteme zur Synchronisation der Prozesse
• Zuverlässige Lieferanten, die in der Lage sind, termingerecht und genau auf den Materialbedarf zu reagieren
• Gegebenenfalls die Möglichkeit, flexible Produktionskapazitäten und schnell reagierende Lieferketten zu nutzen

Zentrale Beschaffung vs. dezentrale Beschaffung

Zentrale und dezentrale Beschaffung sind zwei grundlegende Organisationsformen der Beschaffung, die je nach den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen eines Unternehmens eingesetzt werden können. Die Wahl zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Unternehmensgröße, der Anzahl der Standorte, der Art der Beschaffungsaktivitäten und den strategischen Zielen.

Bei der zentralen Beschaffung werden alle Einkaufsaktivitäten an einem zentralen Standort oder in einer zentralen Abteilung gebündelt. Diese Form der Beschaffung kann Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und Kontrolle bieten:

• Kostenvorteile durch Bündelung der Beschaffungsvolumen und Einkaufsverhandlungen
• Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben und Prozessen
• Bessere Kontrolle über Lieferantenbeziehungen und Verträge
• Leichtere Implementierung von unternehmensweiten Standards und Richtlinien

Dezentrale Beschaffung findet auf individueller Ebene oder in lokalen Einheiten statt, die jeweils für ihre eigenen Beschaffungsaktivitäten verantwortlich sind. Dezentrale Beschaffung kann Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an lokale Bedürfnisse bieten:

• Bessere Berücksichtigung lokaler Anforderungen und Präferenzen
• Größere Flexibilität bei der Reaktion auf Veränderungen oder Engpässe
• Erhöhte Autonomie und Entscheidungsfähigkeit auf lokaler Ebene
• Förderung von Wettbewerb und Innovation innerhalb der verschiedenen Beschaffungseinheiten

Einsatzmöglichkeiten und Wahl der Beschaffungsform

Die Entscheidung zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt:

• Zentrale Beschaffung eignet sich besser für Unternehmen, die Kosteneffizienz, zentralisierte Kontrolle und einheitliche Standards bevorzugen.
• Dezentrale Beschaffung ist geeignet für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität, Autonomie und Anpassungsfähigkeit an lokale Gegebenheiten legen.

In der Praxis können Unternehmen auch eine Kombination aus zentralen und dezentralen Beschaffungselementen verwenden, um die Vorteile beider Ansätze optimal zu nutzen.

Der Beschaffungsprozess im Detail

Der Beschaffungsprozess ist ein zentrales Element im Bereich der Betriebswirtschaft und umfasst mehrere wichtige Schritte, die notwendig sind, um benötigte Materialien, Güter und Dienstleistungen von Lieferanten zu beziehen und bereitzustellen. Im Folgenden Abschnitt werden die Schritte des Beschaffungsprozesses detailliert betrachtet und Strategien zur Optimierung und Digitalisierung dieses Prozesses erläutert.

Ablauf des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsprozess gliedert sich in mehrere Phasen, die jeweils spezifische Aufgaben und Funktionen haben. Die Hauptphasen des Beschaffungsprozesses sind:

Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und besteht darin, den genauen Bedarf an Materialien, Gütern und Dienstleistungen zu identifizieren und quantifizieren. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die richtige Menge an Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar ist, um die Produktions- und Geschäftsziele zu erreichen. Die Bedarfsermittlung beinhaltet:

• Analysieren des aktuellen Ressourcenverbrauchs
• Ermitteln von Bedarfsprognosen unter Berücksichtigung von Trends und Saisonfaktoren
• Festlegen des optimalen Bestellzeitpunkts und der Losgrößen
• Abgleich von Lagerbeständen und Lieferzeiten mit Produktions- und Absatzplänen

Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl ist ein entscheidender Schritt im Beschaffungsprozess, da sie direkten Einfluss auf die Qualität von Materialien, Gütern und Dienstleistungen hat. Bei der Lieferantenauswahl suchen Unternehmen nach Lieferanten, die ihren Anforderungen in Bezug auf Qualität, Preis, Lieferfähigkeit und Zuverlässigkeit entsprechen. Dazu gehören:

• Festlegung von Kriterien und Anforderungen für Lieferanten
• Identifizierung von potenziellen Lieferanten und Prüfung ihrer Referenzen
• Ausschreibung oder Anfrage von Angeboten
• Auswertung von Angeboten und Vergleich von Lieferantenleistungen
• Entscheidung für den geeigneten Lieferanten und ggf. Verhandlung von Verträgen

Bestellung und Auftragsabwicklung

Die Bestellung und Auftragsabwicklung bezieht sich auf den Prozess der Bestellung von Materialien, Gütern oder Dienstleistungen bei dem ausgewählten Lieferanten und die anschließende Überwachung und Koordination der Lieferung. In dieser Phase:

• Erstellen von Bestellungen und/oder Aufträgen, die alle relevanten Informationen enthalten (Menge, Preis, Liefertermin, Lieferadresse)
• Senden der Bestellung an den Lieferanten und Bestätigung der Annahme
• Überwachung des Lieferstatus und Kommunikation mit dem Lieferanten, falls erforderlich
• Koordination von Liefer- und Logistikaktivitäten zur Sicherstellung einer termingerechten Zustellung

Wareneingang und Qualitätsprüfung

Der Wareneingang betrifft den Empfang der bestellten Materialien, Güter oder Dienstleistungen und die Durchführung von Qualitätsprüfungen, um sicherzustellen, dass sie den vereinbarten Anforderungen entsprechen.