Business Process Management - Cheatsheet

Definition und Bedeutung von Geschäftsprozessen in Unternehmen

Definition:

Geschäftsprozesse sind Abfolgen von Aktivitäten in Unternehmen, die zur Erreichung eines spezifischen Ziels führen.

Details:

• Strategische Bedeutung: Optimierung von Effizienz und Effektivität
• Wichtig für Qualitätssicherung und Kostensenkung
• Unterteilung in Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse
• Erfassung oft durch BPM-Tools und Notationen wie BPMN
• Wichtige Metriken: Durchlaufzeit, Kosten, Qualität

Business Process Model and Notation (BPMN)

Definition:

Standardisierte Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen mittels Diagrammen

Details:

• BPMN-Diagrammtypen: Flussdiagramme, Kollaborationsdiagramme, Konversationsdiagramme
• Hauptkomponenten: Flussobjekte (Events, Aktivitäten, Gateways), Verbindungen, Schwimmbahnen, Artefakte
• Events: Start-, Zwischen-, End-Ereignisse
• Aktivitäten: Aufgaben, Teilprozesse
• Gateways: Exklusiv, Parallel, Inklusiv, Komplex
• Verbindungen: Sequenzflüsse, Nachrichtenflüsse, Assoziationen
• Schwimmbahnen: Pools und Lanes zur Organisation der Elemente
• Artefakte: Datenobjekte, Anmerkungen, Gruppen

Techniken der Prozessanalyse und Identifizierung von Engpässen

Definition:

Definition und Erklärung der Techniken zur Analyse von Geschäftsprozessen und Identifizierung von Schwachstellen (Engpässen).

Details:

• Process Mapping: Modellierung der Prozessschritte zur Visualisierung und Analyse.
• Flowchart: Diagramm zur Darstellung von Prozessschritten und -entscheidungen.
• SIPOC-Diagramm: Überblick über Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden.
• Wertstromanalyse: Identifizierung von Mehrwert- und Nicht-Mehrwert-Aktivitäten.
• SWOT-Analyse: Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen des Prozesses.
• Engpasstheorie (Theory of Constraints, TOC): Identifikation und Management des begrenzenden Faktors im Prozess zur Maximierung der Leistung.
• Bottleneck-Analyse: Untersuchung von Stellen im Prozess, an denen sich Backlogs oder Verzögerungen bilden.
• Six Sigma: Methodik zur Prozessverbesserung durch Identifikation und Beseitigung von Fehlerquellen.
• Root Cause Analysis: Ursache-Wirkungs-Gerüst zur Identifikation von Grundursachen von Engpässen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Definition:

Automatisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet die Nutzung von Technologie, um manuelle Aufgaben und Workflows zu rationalisieren und zu automatisieren.

Details:

• Reduziert menschliche Fehler und erhöht die Effizienz.
• Nutzt oft BPM-Software (Business Process Management) und RPA (Robotic Process Automation).
• Ziele: Kostensenkung, Beschleunigung von Prozessen, Erhöhung der Genauigkeit.
• Wichtige Technologien: KI, ML, und APIs.
• Erfolgsfaktoren: Klare Prozessdefinitionen, Change Management, kontinuierliche Überwachung und Optimierung.
• Bedeutet für die IT-Infrastruktur: Integration bestehender Systeme, Sicherheit und Compliance.

Modellierungswerkzeuge und -software für BPM

Definition:

Werkzeuge und Software zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen

Details:

• BPMN: Standard zur Prozessmodellierung
• Werkzeuge: z.B. ARIS, Signavio, Bizagi
• Funktionen: Prozessmodellierung, Simulation, Analyse
• Vorteile: Transparenz, Effizienzsteigerung, Compliance-Monitoring

Methoden der Prozessoptimierung und Bewertung von Verbesserungspotentialen

Definition:

Methoden zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, Effizienz und Effektivität zu steigern.

Details:

• Six Sigma: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
• Lean Management: Wertstromanalyse zur Identifikation von Verschwendung
• Kaizen: kontinuierliche, schrittweise Verbesserungen
• Benchmarking: Vergleich mit Best Practices
• Simulationsmodelle: Prozesssimulation zur Bewertung von Änderungen
• Key Performance Indicators (KPIs): zur Messung des Erfolgs von Optimierungsmaßnahmen
• SWOT-Analyse: Stärken-Schwächen-Analyse

Unterschiede zwischen Business Process Reengineering (BPR) und kontinuierlicher Verbesserung

Definition:

Details:

• BPR: Fundamentale Neugestaltung von Geschäftsprozessen zur radikalen Verbesserung.
• Konstante Verbesserung: Schrittweise, kontinuierliche Optimierung bestehender Prozesse.
• BPR: Hoher Risiko- und Ressourcenaufwand; geeignet für gravierende Probleme.
• Konstante Verbesserung: Geringeres Risiko; geeignet für laufende Verbesserungen.
• BPR: Fokus auf 'Was' und 'Wie' des gesamten Prozesses.
• Konstante Verbesserung: Fokus auf Feinabstimmungen und Detailverbesserungen.
• BPR: Oft disruptive Änderungen der Unternehmensstruktur.
• Konstante Verbesserung: Evolutionäre Anpassungen, meist innerhalb bestehender Strukturen.

Integration und Evaluation von BPM-Software in Unternehmenssysteme

Definition:

Integration von BPM-Software in bestehende Unternehmenssysteme zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen; Evaluation der Effektivität und Effizienz der eingesetzten BPM-Tools.

Details:

• Ziel: Prozesse effizienter gestalten, Automatisierung erhöhen, Fehler reduzieren
• Schritt 1: Analyse vorhandener Systeme und Prozesse
• Schritt 2: Auswahl geeigneter BPM-Software basierend auf Anforderungen und Kompatibilität
• Schritt 3: Implementierung der BPM-Software und Integration mit bestehenden Systemen
• Schritt 4: Testen und Validieren der Integration (z.B. durch Pilotprojekte)
• Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter und Einführung in den produktiven Betrieb
• Evaluationskriterien: Verbesserte Prozesszeit, Kostensenkung, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit
• Kontinuierliches Monitoring und Optimierung nach der Implementierung