Enterprise Content and Collaboration Management - Cheatsheet

Einführung in Enterprise Content Management (ECM) und seine Bedeutung

Definition:

Kernkomponenten zur Verwaltung von Inhalten und Dokumenten in Organisationen.

Details:

• Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Informationen.
• Unterstützung betrieblicher Prozesse.
• Bereitstellung einer zentralen Plattform für den einfachen und schnellen Zugriff.
• Steigerung der Effizienz und Reduzierung von Betriebskosten.
• Rechtliche Konformität und Einhaltung von Vorschriften.

Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten

Definition:

Prozess zur systematischen Verwaltung von Dokumenten durch Zuweisung zu Kategorien und Klassen.

Details:

• Ziele: Verbesserung der Auffindbarkeit, Kontextualisierung und Verwaltung
• Klassifizierung: Zuordnung von Dokumenten zu vorgegebenen Klassen (tags/folders)
• Kategorisierung: Einordnung basierend auf Inhalt, Nutzung oder Metadaten
• Tools: DMS (Dokumentenmanagementsysteme), Taxonomien, Ontologien
• Methoden: Manuell, Automatisiert (z.B. maschinelles Lernen)

Best-Practices für die Nutzung von Collaboration Software

Definition:

Empfohlene Methoden und Strategien zur effektiven Nutzung von Collaboration-Software.

Details:

• Stelle klare Ziele und Erwartungen fest
• Nutze Kernfunktionen sinnvoll
• Fördere regelmäßige Kommunikation und Feedback
• Implementiere Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien
• Schule Benutzer und stelle Support bereit
• Optimiere und passe Prozesse kontinuierlich an

Definition und Grundlagen von Workflows

Definition:

Ein Workflow ist eine feste Abfolge von Aufgaben, die automatisiert oder manuell durchgeführt werden, um ein definiertes Ziel zu erreichen.

Details:

• Besteht aus einzelnen Aktivitäten/Schritten.
• Wird durch Workflow-Management-Systeme (WfMS) unterstützt.
• Ziele: Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion, Nachvollziehbarkeit.
• Typen: sequentiell, parallel, bedingt.
• Modellierung mit z. B. BPMN (Business Process Model and Notation).

Metadaten und Taxonomien

Definition:

Metadaten: Detaillierte Information über Daten (z.B. Autor, Erstellungsdatum). Taxonomien: Kategorisierung von Daten zur einfachen Auffindbarkeit.

Details:

• Metadaten erhöhen die Suchbarkeit und Organisation von Informationen
• Arten von Metadaten: Administrative, Deskriptive, Strukturelle
• Taxonomien ermöglichen die Klassifikation von Inhalten
• Hierarchische und Facetten-Taxonomien häufig genutzt
• Erleichtern das Content-Management und die Kollaboration

Nutzen und Herausforderungen von ECM

Definition:

Nutzen: Effiziente Verwaltung, Zugriff und Verteilung von Dokumenten und Informationen. Herausforderungen: Integration, Akzeptanz und Sicherheit.

Details:

• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
• Schnellerer Zugriff auf relevante Informationen
• Herausforderungen: Technische Integration, Benutzerakzeptanz, Datenschutz und Sicherheit
• Kosteneinsparungen durch automatisierte Prozesse

Dokumentensuchsysteme und Metadaten

Definition:

Mechanismen zur effizienten Suche und Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen; Metadaten beschreiben Dokumente detailliert.

Details:

• Dokumentensuchsysteme: Indexierung, Retrieval, Volltextsuche
• Metadaten: Deskriptiv (Titel, Autor), Administrativ (Erstellungsdatum, Format), Strukturell (Verknüpfungen)
• Beispiele: Elasticsearch, Solr
• Datenbankintegration: SQL, NoSQL
• API-Nutzung: REST, GraphQL

Projektmanagement-Tools und -Techniken

Definition:

Werkzeuge und Methoden zur Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.

Details:

• Gantt-Diagramme: Visualisierung des Projektzeitplans
• Kanban-Boards: Visualisierung von Arbeitsaufgaben
• Scrum: Agile Framework für Projektmanagement
• PERT (Program Evaluation and Review Technique): Analyse der Aufgabenzeit und -planung
• CPM (Critical Path Method): Planung und Steuerung kritischer Aufgaben
• MS Project: Software zur Projektplanung und -verfolgung