Geschäftsprozessmanagement und Informationstechnologie - Exam

Aufgabe 1)

Ein mittleres Unternehmen hat Probleme mit der Effizienz und Kundenzufriedenheit. Die Geschäftsführung hat beschlossen, das Geschäftsprozessmanagement zu implementieren, um diese Probleme zu beheben. Im Rahmen dieser Initiative sollen die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert, optimiert und ggf. automatisiert werden. Es wird besonderer Wert auf Transparenz und Ressourceneffizienz gelegt.

a)

Analysiere den aktuellen Geschäftsprozess einer Abteilung Deiner Wahl innerhalb des Unternehmens. Erstelle ein Flussdiagramm, das die wichtigsten Schritte des Prozesses darstellt und identifiziere mindestens drei Schwachstellen, die zu den Problemen der Effizienz und Kundenzufriedenheit beitragen.

Lösung:

Um den aktuellen Geschäftsprozess zu analysieren, wähle ich die Vertriebsabteilung des Unternehmens. Der Prozess umfasst die Bearbeitung von Kundenanfragen bis hin zur Lieferung der bestellten Produkte. Die wichtigsten Schritte des Prozesses und die identifizierten Schwachstellen werden durch ein Flussdiagramm und eine detaillierte Analyse dargestellt.

Flussdiagramm des aktuellen Geschäftsprozesses

• 1. Kundenanfrage erhalten – Der Prozess beginnt mit der Ankunft einer Kundenanfrage per E-Mail, Telefon oder Online-Formular.
• 2. Kundenanfrage prüfen – Ein Vertriebsmitarbeiter prüft die Anfrage und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen vorhanden sind.
• 3. Angebot erstellen – Der Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot und sendet es dem Kunden zur Genehmigung zu.
• 4. Auftragsbestätigung – Der Kunde bestätigt das Angebot und der Auftrag wird im System erfasst.
• 5. Auftrag bearbeiten – Der Auftrag wird an die Produktions- oder Logistikabteilung zur Bearbeitung weitergeleitet.
• 6. Lieferung durchführen – Die bestellten Produkte werden verpackt und an den Kunden versendet.
• 7. Rechnungsstellung – Nach der Lieferung wird eine Rechnung an den Kunden gesendet.
• 8. Kundenzufriedenheit prüfen – Es wird eine Nachverfolgung durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Kunde mit dem Produkt und der Dienstleistung zufrieden ist.

Schwachstellen im Prozess

• 1. Manuelle Prüfung der Kundenanfragen: Die Prüfung der eingehenden Kundenanfragen erfolgt manuell, was zu Verzögerungen und ineffizientem Ressourceneinsatz führt.
• 2. Manuelles Angebotserstellungsprozess: Der Prozess der Angebotserstellung und -versendung an den Kunden ist fehleranfällig und dauert länger, da keine automatisierten Systeme eingesetzt werden.
• 3. Unzureichende Nachverfolgung der Kundenzufriedenheit: Die Nachverfolgung der Kundenzufriedenheit erfolgt sporadisch und ist nicht standardisiert, was zu einer niedrigen Kundenzufriedenheit führen kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der aktuelle Vertriebsprozess erhebliche Schwachstellen aufweist, die sowohl die Effizienz als auch die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Durch die Identifikation und Optimierung dieser Schwachstellen kann das Unternehmen seine Prozesse verbessern und somit die Gesamtleistung steigern.

b)

Erarbeite einen Optimierungsplan für die identifizierten Schwachstellen. Beschreibe detailliert, welche Maßnahmen Du vorschlägst, um die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Gehe auf Aspekte wie Prozessbeschleunigung, Verringerung von Fehlern und Verbesserung der Transparenz ein.

Lösung:

Um die identifizierten Schwachstellen im Geschäftsprozess der Vertriebsabteilung zu optimieren, habe ich einen detaillierten Optimierungsplan erarbeitet. Dieser Plan fokussiert sich auf die Steigerung der Effizienz und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch Prozessbeschleunigung, Verringerung von Fehlern und Verbesserung der Transparenz.

Optimierungsplan

• 1. Automatisierung der Kundenanfrageprüfung
• Maßnahme: Einführung eines automatisierten Systems zur Erfassung und Prüfung von Kundenanfragen.
• Vorteile: Reduziert die Bearbeitungszeit, minimiert menschliche Fehler und verbessert die Ressourceneffizienz.
• Implementierung: Implementierung eines CRM-Systems (Customer Relationship Management), das Anfragen automatisch erfasst und prüft. Das System kann auch relevante Informationen einholen und an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten.
• 2. Automatisierung der Angebotserstellung
• Maßnahme: Einsatz einer Softwarelösung, die Angebote automatisch erstellt und an Kunden sendet.
• Vorteile: Verkürzt die Zeit für die Angebotserstellung, reduziert Fehler und erhöht die Prozessgeschwindigkeit.
• Implementierung: Nutzung eines Angebotsmanagement-Tools, das auf Basis der Kundenanfrage und der hinterlegten Preismodelle automatisch Angebote erstellt und versendet. Die Software kann auch historische Daten nutzen, um personalisierte Angebote zu erstellen.
• 3. Systematisierung der Kundenzufriedenheitsprüfungen
• Maßnahme: Einführung standardisierter Prozesse zur regelmäßigen Nachverfolgung der Kundenzufriedenheit.
• Vorteile: Verbessert die Transparenz und liefert wertvolle Daten zur Verbesserung der Dienstleistungen.
• Implementierung: Einrichtung eines automatisierten Feedbacksystems, das Kunden nach Abschluss eines Auftrags zur Zufriedenheit befragt. Analyse der gesammelten Daten zur Identifikation und Beseitigung struktureller Probleme.

Zusammenfassung

Der vorgeschlagene Optimierungsplan umfasst die Automatisierung und Systematisierung wichtiger Schritte im Vertriebsprozess, um die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Automatisierung der Kundenanfrageprüfung und Angebotserstellung wird zu einer Beschleunigung der Prozesse und Reduzierung von Fehlern führen. Ein standardisiertes System zur Prüfung der Kundenzufriedenheit wird zudem wertvolles Feedback liefern, das zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität genutzt werden kann. Insgesamt wird der Plan zur Erreichung der Ziele der Geschäftsführung beitragen und die Transparenz sowie die Ressourceneffizienz im Unternehmen erheblich verbessern.

c)

Setze voraus, dass ein Teil der optimierten Prozesse durch IT-Systeme automatisiert wird. Entwickle ein einfaches mathematisches Modell, das die Ressourceneffizienz vor und nach der Automatisierung vergleicht. Verwende folgende Annahmen:

• Arbeitszeit vor Automatisierung: 120 Minuten pro Task
• Arbeitszeit nach Automatisierung: 45 Minuten pro Task
• Kosten pro Arbeitsminute: 0,5 €

Lösung:

Um die Ressourceneffizienz vor und nach der Automatisierung zu vergleichen, verwenden wir ein einfaches mathematisches Modell. Wir berechnen die Kosten vor und nach der Automatisierung auf Basis der gegebenen Annahmen und ermitteln anschließend die monatlichen Kosteneinsparungen.

Gegebene Annahmen

• Arbeitszeit vor Automatisierung: 120 Minuten pro Task
• Arbeitszeit nach Automatisierung: 45 Minuten pro Task
• Kosten pro Arbeitsminute: 0,5 €
• Anzahl der Tasks pro Monat: 500

Berechnung der Kosten vor der Automatisierung

• Arbeitszeit vor Automatisierung pro Task: 120 Minuten
• Gesamte Arbeitszeit vor Automatisierung für 500 Tasks: 120 Minuten/Task * 500 Tasks = 60.000 Minuten
• Kosten vor Automatisierung: 60.000 Minuten * 0,5 €/Minute = 30.000 €

Berechnung der Kosten nach der Automatisierung

• Arbeitszeit nach Automatisierung pro Task: 45 Minuten
• Gesamte Arbeitszeit nach Automatisierung für 500 Tasks: 45 Minuten/Task * 500 Tasks = 22.500 Minuten
• Kosten nach Automatisierung: 22.500 Minuten * 0,5 €/Minute = 11.250 €

Berechnung der monatlichen Kosteneinsparungen

Die monatlichen Kosteneinsparungen ergeben sich aus der Differenz der Kosten vor und nach der Automatisierung.

• Kosteneinsparungen: 30.000 € (vor Automatisierung) - 11.250 € (nach Automatisierung) = 18.750 €

Die automatisierten Prozesse führen somit zu monatlichen Kosteneinsparungen in Höhe von 18.750 €.

Aufgabe 2)

BPMS (Business Process Management System) ist eine Software, die verwendet wird, um Geschäftsprozesse zu modellieren, auszuführen und zu überwachen. Ein BPMS ermöglicht die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen und bietet Werkzeuge für die Modellierung von Prozessen, wie z.B. BPMN (Business Process Model and Notation). Es unterstützt auch die Optimierung von Geschäftsprozessen durch Monitoring und Analyse. BPMS spielt eine wichtige Rolle im Geschäftsprozessmanagement und in der Informationstechnologie und ist ein zentrales Thema im Informatik-Studium an der Universität Erlangen-Nürnberg.

a)

Definiere, was ein Geschäftsprozess ist und erkläre die Bedeutung der Modellierung von Geschäftsprozessen in einem BPMS. Gehe dabei auf die Rolle von BPMN ein und erläutere konkret, wie BPMN zur Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet wird.

Lösung:

Definition eines Geschäftsprozesses

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von zusammenhängenden oder sich beeinflussenden Tätigkeiten oder Aufgaben, die durchgeführt werden, um ein spezifisches geschäftliches Ergebnis zu erzielen. Diese Prozesse können in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens stattfinden, wie in der Produktion, im Vertrieb, im Marketing oder im Kundenservice. Ein Geschäftsprozess hat einen klaren Anfang und ein Ende und umfasst häufig verschiedene Abteilungen und Rollen innerhalb eines Unternehmens.

Bedeutung der Modellierung von Geschäftsprozessen in einem BPMS

Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Schritt im Geschäftsprozessmanagement, da sie eine visuelle Darstellung der Abläufe und Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Die Modellierung:

• Ermöglicht ein besseres Verständnis und eine klare Kommunikation der Prozesse.
• Identifiziert Engpässe, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale.
• Sorgt für eine einheitliche und standardisierte Dokumentation der Prozesse.
• Erleichtert die Automatisierung und Integration der Prozesse durch Softwaretools.
• Unterstützt die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der Prozesse über Monitoring und Analyse.

Die Rolle von BPMN in einem BPMS

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein Standard für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie bietet eine graphische Notation, die sowohl für Geschäftsanalysten als auch technische Entwickler verständlich ist. Die wichtigsten Vorteile von BPMN sind:

• Standardisierung: BPMN ist ein weit verbreiteter und akzeptierter Standard, der die Konsistenz in der Modellierung sicherstellt.
• Interoperabilität: Die standardisierte Notation erleichtert die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen.
• Verständlichkeit: Die graphische Darstellung erleichtert das Verständnis und die Kommunikation der Prozesse.

Wie BPMN zur Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet wird

BPMN besteht aus verschiedenen Elementen, die zur Darstellung von Geschäftsprozessen verwendet werden. Zu den wichtigsten BPMN-Elementen gehören:

• Ereignisse (Events): Kennzeichnen den Beginn, das Ende oder Zwischenereignisse innerhalb eines Prozesses.
• Aktivitäten (Activities): Stellen Aufgaben oder Arbeiten dar, die ausgeführt werden müssen.
• Gateway: Dienen zum Modellieren von Verzweigungen und Zusammenführungen von Prozesspfaden.
• Verbindungen (Sequence Flows): Zeigen die Abfolge der Aktivitäten und Ereignisse an.

Durch das Zusammenspiel dieser Elemente ermöglicht BPMN die Erstellung detaillierter Prozessmodelle, die die Abläufe, Verantwortlichkeiten und Interaktionen innerhalb eines Unternehmens klar abbilden.

b)

Angenommen, Du hast einen Geschäftsprozess, bei dem Kundenbestellungen bearbeitet werden. Dieser Prozess umfasst die Schritte Bestellung entgegennehmen, Bestellung prüfen, Bestellung ausführen und Lieferung veranlassen. Modelliere diesen Geschäftsprozess mithilfe von BPMN. Erkläre die einzelnen Symbole und Elemente, die in Deinem BPMN-Diagramm verwendet werden.

Lösung:

Modellierung eines Geschäftsprozesses zur Bearbeitung von Kundenbestellungen mit BPMN

Im Folgenden wird der Geschäftsprozess zur Bearbeitung von Kundenbestellungen mithilfe von BPMN (Business Process Model and Notation) modelliert. Der Prozess umfasst die Schritte:

• Bestellung entgegennehmen
• Bestellung prüfen
• Bestellung ausführen
• Lieferung veranlassen

Hier ist das entsprechende BPMN-Diagramm:

(Bitte besuche die obige URL um das Diagramm zu sehen)

Erklärung der verwendeten BPMN-Symbole und Elemente

Das Diagramm zeigt verschiedene Symbole und Elemente, die zur Modellierung dieses Geschäftsprozesses verwendet werden:

• Start-Event: Das Start-Event markiert den Anfang des Prozesses, in diesem Fall das 'Empfangen der Bestellung'.
• Aktivitäten: Diese Symbole repräsentieren Aufgaben oder Arbeitsabläufe im Prozess.
• Bestellung entgegennehmen: Dies ist die Aktivität, bei der die Bestellung des Kunden empfangen wird.
• Bestellung prüfen: Dies ist die Aktivität, bei der die Bestellung auf Verfügbarkeit und Richtigkeit geprüft wird.
• Bestellung ausführen: Hier wird die Bestellung verarbeitet und die Waren werden bereitgestellt.
• Lieferung veranlassen: In dieser Aktivität wird die Lieferung der Bestellung an den Kunden organisiert.
• Gateway: Ein Gateway wird verwendet, um Entscheidungen oder Verzweigungen im Prozessfluss zu modellieren. In diesem Beispiel könnte ein Gateway verwendet werden, um die Entscheidung zu modellieren, ob die Bestellung verfügbar ist oder nicht.
• End-Event: Das End-Event markiert das Ende des Prozesses, in diesem Fall nach der Veranlassung der Lieferung.
• Sequence Flows: Diese Pfeile zeigen die Fließrichtung des Prozesses und verbinden die verschiedenen Aktivitäten und Events miteinander.

Durch die Verwendung von BPMN können komplexe Geschäftsprozesse klar und verständlich dargestellt werden, was die Kommunikation, Analyse und Optimierung dieser Prozesse erheblich erleichtert.

c)

Ein Unternehmen verwendet ein BPMS zur Überwachung ihrer Geschäftsprozesse. Erläutere, wie das Monitoring und die Analyse von Geschäftsprozessen über ein BPMS durchgeführt werden. Beschreibe mindestens zwei Vorteile, die das Monitoring für die Prozesseffizienz mit sich bringt.

Lösung:

Monitoring und Analyse von Geschäftsprozessen über ein BPMS

Ein Business Process Management System (BPMS) bietet umfassende Funktionen zur Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen. Diese Funktionen sind entscheidend für das Erkennen und Beheben von Problemen, die Optimierung von Prozessen und die Erhöhung der Effizienz. Hier sind die wesentlichen Aspekte, wie das Monitoring und die Analyse über ein BPMS durchgeführt werden:

1. Echtzeitüberwachung

Ein BPMS ermöglicht die Echtzeitüberwachung von Geschäftsprozessen. Dabei werden alle laufenden Prozesse verfolgt und überwacht, sodass jederzeit ein aktueller Überblick über deren Status und Fortschritt gegeben ist. Durch Dashboards und Benachrichtigungssysteme können Verantwortliche sofort auf Abweichungen oder Probleme reagieren.

2. Leistungskennzahlen (KPIs)

Das System sammelt und analysiert zahlreiche Daten, die in Form von Leistungskennzahlen (KPIs) dargestellt werden. KPIs können z.B. die Durchlaufzeit eines Prozesses, die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben oder die Fehlerquote beinhalten. Anhand dieser KPIs lassen sich Schwachstellen identifizieren und Optimierungsmaßnahmen ableiten.

3. Historische Datenanalyse

Ein BPMS archiviert die Prozessdaten über einen längeren Zeitraum. Diese historischen Daten können analysiert werden, um Trends zu erkennen und langfristige Verbesserungen zu planen. Die Analyse historischer Daten hilft auch dabei, Ursachen von Problemen zu verstehen und präzise Vorhersagen zu treffen.

Vorteile des Monitorings für die Prozesseffizienz

1. Früherkennung von Engpässen und Problemen

Durch die kontinuierliche Überwachung der Prozesse können Engpässe und Probleme frühzeitig erkannt werden. Dies ermöglicht eine rechtzeitige Intervention, bevor ein größerer Schaden oder eine Verzögerung entsteht. Beispielsweise kann ein Lagerengpass, der zu Verzögerungen bei der Bestellung führt, sofort erkannt und behoben werden.

2. Verbesserung der Ressourcenauslastung

Ein effizientes Monitoring zeigt auf, wie Ressourcen (z.B. Personal, Maschinen, Materialien) verwendet werden. Durch die Analyse der Ressourcenauslastung kann ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Ressourcen optimal eingesetzt werden, und Anpassungen vornehmen, um eine Über- oder Unterauslastung zu vermeiden. Zum Beispiel kann die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter besser verteilt werden, um Überlastungen und Ineffizienzen zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Monitoring und die Analyse von Geschäftsprozessen über ein BPMS entscheidend sind, um effiziente, transparente und optimierte Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Durch die Erfassung und Auswertung von Echtzeit- sowie historischen Daten wird eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Prozesse ermöglicht.

d)

Ein BPMS kann die Geschäftsprozesse durch Automatisierung erheblich verbessern. Angenommen, die Bearbeitung einer Bestellung durch menschliche Bearbeiter dauert durchschnittlich 30 Minuten und es werden täglich 200 Bestellungen bearbeitet. Berechne, wie viel Zeit insgesamt für die Bearbeitung der Bestellungen pro Tag aufgewendet wird. Wenn durch die Automatisierung die Bearbeitungszeit auf 10 Minuten reduziert wird, wie viel Zeit wird insgesamt gespart? Verwende mathematische Berechnungen und formuliere Deine Antwort klar und präzise.

Lösung:

Automatisierung der Bestellung und Einsparung von Bearbeitungszeit

Angenommen, die Bearbeitung einer Bestellung durch menschliche Bearbeiter dauert durchschnittlich 30 Minuten und es werden täglich 200 Bestellungen bearbeitet. Rechnen wir aus, wie viel Zeit insgesamt für die Bearbeitung der Bestellungen pro Tag aufgewendet wird:

Berechnung der aktuellen Bearbeitungszeit

• Bearbeitungszeit pro Bestellung: 30 Minuten
• Anzahl der Bestellungen pro Tag: 200

Die Gesamtbearbeitungszeit pro Tag ergibt sich somit durch:

Gesamtbearbeitungszeit = Bearbeitungszeit pro Bestellung * Anzahl der Bestellungen

Setzen wir die gegebenen Werte ein:

Gesamtbearbeitungszeit = 30 Minuten/Bestellung * 200 Bestellungen = 6000 Minuten pro Tag

Wandel ich das in Stunden um:

Gesamtbearbeitungszeit = \frac{6000 Minuten}{60 Minuten/Stunde} = 100 Stunden pro Tag

Berechnung der Bearbeitungszeit nach Automatisierung

Durch die Automatisierung wird die Bearbeitungszeit auf 10 Minuten pro Bestellung reduziert. Rechnen wir jetzt die neue Gesamtbearbeitungszeit pro Tag aus:

• Bearbeitungszeit pro Bestellung (automatisiert): 10 Minuten
• Anzahl der Bestellungen pro Tag: 200

Die neue Gesamtbearbeitungszeit pro Tag ergibt sich durch:

Neue Gesamtbearbeitungszeit = Bearbeitungszeit pro Bestellung (automatisiert) * Anzahl der Bestellungen

Setzen wir die neuen Werte ein:

Neue Gesamtbearbeitungszeit = 10 Minuten/Bestellung * 200 Bestellungen = 2000 Minuten pro Tag

Wandel ich das in Stunden um:

Neue Gesamtbearbeitungszeit = \frac{2000 Minuten}{60 Minuten/Stunde} = 33,33 Stunden pro Tag

Berechnung der eingesparten Zeit

Die eingesparte Zeit ergibt sich durch die Differenz zwischen der alten und der neuen Gesamtbearbeitungszeit:

Eingesparte Zeit = Alte Gesamtbearbeitungszeit - Neue Gesamtbearbeitungszeit

Setzen wir die Werte ein:

Eingesparte Zeit = 100 Stunden/Tag - 33,33 Stunden/Tag = 66,67 Stunden/Tag

Fazit

Durch die Automatisierung des Bestellprozesses wird pro Tag eine Gesamtzeit von 66,67 Stunden für die Bearbeitung der Bestellungen eingespart. Dies zeigt deutlich, wie erheblich die Automatisierung die Effizienz der Prozesse verbessern kann.

Aufgabe 3)

Du bist bei einer Firma tätig, die ihr Geschäftsprozessmanagement optimieren möchte. Dafür soll BPMN (Business Process Model and Notation) verwendet werden, um die aktuellen Geschäftsprozesse visuell darzustellen und zu analysieren. Die Visualisierung der Prozesse erfolgt mithilfe verschiedener BPMN-Elemente wie Ereignisse (Kreise), Aktivitäten (Rechtecke), Gateways (Rauten) und Verbindungen (Pfeile). Die Firma möchte ein Software-Tool für die Prozessmodellierung einsetzen und erwägt, unter anderem Signavio, Camunda oder Bizagi zu nutzen.

a)

(a) Erstelle ein BPMN-Diagramm für den folgenden Geschäftsprozess:

• Der Prozess beginnt mit einem Startevent.
• Danach gibt es eine Aktivität namens 'Bestellannahme'.
• Anschließend wird ein Gateway verwendet, um zu prüfen, ob der Kunde registriert ist.
• Falls der Kunde registriert ist, erfolgt die Aktivität 'Bestellung bearbeiten'.
• Falls der Kunde nicht registriert ist, erfolgt die Aktivität 'Kundendaten erfassen'.
• Nach der Bearbeitung der Bestellung oder der Erfassung der Kundendaten wird der Prozess durch ein Zwischenereignis mit dem Namen 'Bestellbestätigung senden' fortgesetzt.
• Der Prozess endet mit einem Endereignis.

Lösung:

Hier ist ein BPMN-Diagramm für den beschriebenen Geschäftsprozess:

• Das BPMN-Diagramm beginnt mit einem Startevent (Kreis).
• Dann folgt die Aktivität namens 'Bestellannahme' (Rechteck).
• Nach der Bestellannahme wird ein Gateway (Raute) verwendet, um zu prüfen, ob der Kunde registriert ist.
• Falls der Kunde registriert ist, erfolgt die Aktivität 'Bestellung bearbeiten' (Rechteck).
• Falls der Kunde nicht registriert ist, erfolgt die Aktivität 'Kundendaten erfassen' (Rechteck).
• Nach der Bearbeitung der Bestellung oder der Erfassung der Kundendaten erfolgt ein Zwischenereignis mit dem Namen 'Bestellbestätigung senden' (zwischen zwei Kreisen mit einem Symbol).
• Der Prozess endet mit einem Endereignis (Kreis mit schwerem Rahmen).

Hier ist eine grafische Darstellung des Prozesses:

• Startevent → Bestellannahme → Gateway (Kunde registriert?) → [Ja] Bestellung bearbeiten or [Nein] Kundendaten erfassen → Zwischenereignis 'Bestellbestätigung senden' → Endereignis

Das Diagramm kann mit Software-Tools wie Signavio, Camunda oder Bizagi erstellt werden, um eine detaillierte visuelle Darstellung zu erhalten.

b)

(b) Ein Unternehmen plant, ein BPMN-Tool zur Prozessmodellierung einzuführen. Betrachte die drei genannten BPMN-Tools: Signavio, Camunda und Bizagi. Analysiere und vergleiche die Hauptmerkmale und Funktionen dieser Tools hinsichtlich der folgenden Kriterien:

• Usability: Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve für neue Anwender.
• Integrationsfähigkeit: Möglichkeiten zur Integration mit anderen Systemen und vorhandener Infrastruktur.
• Erweiterbarkeit und Automatisierung: Unterstützung für die automatisierte Ausführung von Prozessen und Anpassungsfähigkeit an spezifische Bedürfnisse des Unternehmens.

Ziehe am Ende Deines Vergleichs eine Schlussfolgerung und gib eine Empfehlung ab, welches Tool für die Firma am besten geeignet ist.

Lösung:

Hier ist ein Vergleich der drei BPMN-Tools Signavio, Camunda und Bizagi hinsichtlich der geforderten Kriterien:

• Usability:
  • Signavio: Signavio zeichnet sich durch eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche aus. Es ist intuitiv gestaltet und bietet umfassende Tutorials sowie eine aktive Community. Die Lernkurve ist relativ flach, was es neuen Anwendern erleichtert, sich schnell einzuarbeiten.
  • Camunda: Camunda bietet eine leistungsstarke BPMN-Engine, kann jedoch für Einsteiger komplexer erscheinen. Die Benutzeroberfläche ist weniger intuitiv als bei Signavio. Es gibt jedoch umfangreiche Dokumentationen und Schulungen, um die Lernkurve zu reduzieren.
  • Bizagi: Bizagi hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einem geführten Erlebnis, das die Erstellung von Prozessen erleichtert. Es bietet zahlreiche Vorlagen und eine gute Benutzerhilfe. Die Lernkurve ist moderat.
• Integrationsfähigkeit:
  • Signavio: Signavio bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, wie ERP- und CRM-Systemen. Es unterstützt verschiedene APIs und hat spezielle Integrationslösungen für eine Vielzahl von Anwendungen.
  • Camunda: Camunda ist sehr stark in Bezug auf Integration. Es ist als Open-Source-Tool besonders flexibel und kann leicht in bestehende Systeme integriert werden. Es unterstützt eine Vielzahl von APIs und Standards für die Systemintegration.
  • Bizagi: Bizagi bietet ebenfalls mächtige Integrationsmöglichkeiten, einschließlich Konnektoren für eine Vielzahl von Anwendungen und Datenbanken. Die Integration erfolgt oft über einfache Drag-and-Drop-Konnektoren, die die Anbindung erleichtern.
• Erweiterbarkeit und Automatisierung:
  • Signavio: Signavio ist primär auf die Modellierung und Analyse von Prozessen ausgerichtet und weniger auf deren automatisierte Ausführung. Es bietet jedoch einige Integrationsmöglichkeiten für Automatisierungstools.
  • Camunda: Camunda ist sehr stark im Bereich der Prozessautomatisierung. Es bietet eine leistungsfähige BPMN-Engine, die zur Ausführung von Prozessen verwendet werden kann. Es ist hoch erweiterbar und kann an spezifische Bedürfnisse angepasst werden.
  • Bizagi: Bizagi kombiniert Modellierung und Ausführung. Es bietet umfassende Funktionen zur Automatisierung von Prozessen und ist leicht erweiterbar, um spezifische Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Schlussfolgerung: Jedes der drei Tools hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Signavio ist hervorragend für die Modellierung und Analyse von Prozessen geeignet und bietet eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, eignet sich aber weniger für die direkte Automatisierung. Camunda ist die beste Wahl, wenn das Unternehmen eine robuste Prozessautomatisierungslösung benötigt und bereit ist, eine steilere Lernkurve in Kauf zu nehmen. Bizagi bietet einen guten Kompromiss zwischen Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung und eignet sich besonders für Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung für Modellierung und Ausführung suchen.Die Empfehlung für die Firma wäre, Bizagi zu wählen, da es sowohl Benutzerfreundlichkeit als auch starke Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten bietet und damit die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt.

Aufgabe 4)

In Deinem Unternehmen stellt die Abteilung für Geschäftsentwicklung fest, dass die aktuellen Geschäftsprozesse ineffizient sind und zu hohen Kosten und langsamen Durchlaufzeiten führen. Zudem gibt es häufig Fehler in den Abläufen. Es wird daher beschlossen, Verfahren zur Prozessoptimierung einzuführen, um diese Probleme zu lösen. Dir stehen verschiedene Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, darunter Lean Management, Six Sigma, Kaizen, BPMN, Simulation, Process Mining, Workflow-Management-Systeme und Value Stream Mapping.

a)

Teilaufgabe 1: Erkläre, wie Du mit Hilfe von Six Sigma-Instrumenten den Prozess in Deinem Unternehmen verbessern kannst. Nutze die DMAIC-Methode und beschreibe für jede Phase, welche Maßnahmen Du ergreifen würdest und welche Vorteile sie bringen.

Lösung:

Six Sigma ist eine bewährte Methode zur Prozessverbesserung, die darauf abzielt, die Qualität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern, indem Variabilität und Fehler reduziert werden. Eine der Kernkomponenten von Six Sigma ist die DMAIC-Methode, die aus fünf Phasen besteht: Define, Measure, Analyze, Improve und Control. Hier ist, wie Du jede Phase anwenden könntest, um den Prozess in Deinem Unternehmen zu verbessern:

• Define (Definieren): In dieser Phase identifizierst Du die zu verbessernden Prozesse und definierst klare Ziele. Dies könnte zum Beispiel die Reduzierung der Durchlaufzeit oder die Verringerung der Anzahl der Fehler sein. Maßnahmen:
  • Projektziele festlegen
  • Kundenerwartungen und Anforderungen sammeln
  • Ein Team zusammenstellen
  • Den Prozess mit einem SIPOC-Diagramm (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) abbilden
  Vorteile:
  • Klares Verständnis der Problemstellung
  • Harmonisierung der Ziele mit den Unternehmenszielen
  • Transparenz bezüglich der Erwartungen und des Umfangs des Projekts
• Measure (Messen): In der Messphase sammelst Du Daten zur aktuellen Leistung des Prozesses. Dies wird Dir helfen zu verstehen, wie der Prozess derzeit funktioniert und wo die Schwachstellen liegen. Maßnahmen:
  • Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) definieren
  • Datenerhebungsplan erstellen
  • Relevante Daten sammeln
  • Baselines für die aktuelle Leistung festlegen
  Vorteile:
  • Objektives Verständnis des aktuellen Zustands
  • Identifizierung und Quantifizierung der Hauptprobleme
• Analyze (Analysieren): In dieser Phase analysierst Du die gesammelten Daten, um die Ursachen der Probleme zu identifizieren. Hierbei helfen verschiedene Analysetools wie Ursachen-Wirkungs-Diagramme (Ishikawa) oder Pareto-Diagramme. Maßnahmen:
  • Ursachenanalyse durchführen
  • Hauptursachen für die Prozessprobleme identifizieren
  • Hypothesen testen
  • Verifizierung der Ergebnisse
  Vorteile:
  • Tiefes Verständnis der Ursachen der Prozessprobleme
  • Gezielte Ansätze zur Problemlösung entwickeln
• Improve (Verbessern): In der Verbesserungsphase entwickelst und implementierst Du Lösungen zur Beseitigung der identifizierten Probleme. Maßnahmen:
  • Lösungsmöglichkeiten brainstormen
  • Pilotprojekte durchführen
  • Erfolgreiche Lösungen umsetzen
  • Schulung der Mitarbeitenden zum neuen Prozess
  Vorteile:
  • Verbesserte Prozessleistung
  • Reduzierung von Fehlern und Variationen
  • Erhöhte Effizienz und Kundenzufriedenheit
• Control (Kontrollieren): In dieser Phase implementierst Du Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Verbesserungen. Dies stellt sicher, dass die positiven Effekte der Prozessverbesserungen langfristig beibehalten werden. Maßnahmen:
  • Kontrollpläne erstellen
  • Verwaltung der Prozessdokumentation
  • Regelmäßige Überwachung der KPIs
  • Langfristige Standards und Arbeitsanweisungen implementieren
  Vorteile:
  • Dauerhafte Verbesserung der Prozessleistung
  • Nachhaltige Effizienzgewinne
  • Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

b)

Teilaufgabe 2: Angenommen, Du entscheidest Dich zusätzlich für die Methode Value Stream Mapping (VSM). Dabei erstellst Du eine Karte des material- und informationsflusses für einen bestimmten Prozess. Überlege Dir ein Beispiel für Deinen Prozess und zeichne schematisch diesen VSM. Berechne anschließend die Durchlaufzeit (Lead Time) und die Verarbeitungszeit (Processing Time) und erkläre, wie Du basierend auf dieser Karte Verbesserungspotentiale identifizieren kannst. Angenommen, die Bearbeitungszeit beträgt 8 Stunden pro Tag und Du hast die folgenden Daten:

• Wartezeit vor Prozessschritt A: 2 Tage
• Bearbeitungszeit Prozessschritt A: 1 Tag
• Wartezeit vor Prozessschritt B: 1 Tag
• Bearbeitungszeit Prozessschritt B: 2 Tage
• Wartezeit vor Prozessschritt C: 3 Tage
• Bearbeitungszeit Prozessschritt C: 1 Tag

Berechne:

• Gesamte Durchlaufzeit in Tagen
• Gesamte Verarbeitungszeit in Stunden

Lösung:

Value Stream Mapping (VSM) ist eine leistungsstarke Methode zur Analyse und Verbesserung des Material- und Informationsflusses in einem Prozess. Es hilft dabei, Verschwendung (Non-Value-Adding Activities) zu identifizieren und den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.

Hier ist ein Beispiel für einen VSM und die entsprechenden Berechnungen:

• Prozessschritt A:
  • Wartezeit: 2 Tage
  • Bearbeitungszeit: 1 Tag
• Prozessschritt B:
  • Wartezeit: 1 Tag
  • Bearbeitungszeit: 2 Tage
• Prozessschritt C:
  • Wartezeit: 3 Tage
  • Bearbeitungszeit: 1 Tag

Um die gesamte Durchlaufzeit und Verarbeitungszeit zu berechnen, können wir die einzelnen Zeiten für die drei Prozessschritte summieren.

• Gesamte Durchlaufzeit (Lead Time) in Tagen:
  • Wartezeit vor Prozessschritt A: 2 Tage
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt A: 1 Tag
  • Wartezeit vor Prozessschritt B: 1 Tag
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt B: 2 Tage
  • Wartezeit vor Prozessschritt C: 3 Tage
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt C: 1 Tag
  • Gesamt: 2 + 1 + 1 + 2 + 3 + 1 = 10 Tage
• Gesamte Verarbeitungszeit (Processing Time) in Stunden:
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt A: 1 Tag = 8 Stunden
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt B: 2 Tage = 16 Stunden
  • Bearbeitungszeit Prozessschritt C: 1 Tag = 8 Stunden
  • Gesamt: 8 + 16 + 8 = 32 Stunden

• Reduzierung der Wartezeiten: Die Wartezeiten zwischen den Prozessschritten sind erheblich (2 Tage vor A, 1 Tag vor B, 3 Tage vor C). Maßnahmen könnten die Einführung von besseren Planungs- und Steuerungsmechanismen sein, um die Wartezeiten zu minimieren.
• Prozessstandardisierung: Sicherstellen, dass alle Schritte hinsichtlich der Ausführungszeit standardisiert sind und keine unnötige Variabilität besteht.
• Kapazitätserhöhung: Durch Automatisierung oder zusätzliche Ressourcen können Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
• Priorisierung und Sequenzoptimierung: Analysee der Reihenfolge, in der die Aufträge bearbeitet werden, um die Effizienz zu maximieren.
• Fehlerminimierung: Implementierung von Qualitätssicherungsmaßnahmen, um Fehler im Prozess zu reduzieren.

Durch ein gezieltes Value Stream Mapping kannst Du somit detaillierte Einsichten in Deinen Prozess gewinnen und gezielte Maßnahmen zur Optimierung ableiten, die zu einer Reduzierung der Gesamtdurchlaufzeit und einer effizienteren Nutzung der Verarbeitungszeit führen.