International project seminar - Cheatsheet

Projektlebenszyklus und Phasen

Definition:

Ein Projektlebenszyklus beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Projekt von Anfang bis Ende durchläuft.

Details:

• Initiierung: Projektstart, Zieldefinition, Machbarkeitsanalyse.
• Planung: Ressourcenplanung, Zeitplan, Budgetierung, Risikoanalyse.
• Durchführung: Umsetzung der Aufgaben, Fortschrittskontrolle, Änderungsmanagement.
• Überwachung & Kontrolle: Überwachung des Fortschritts, Vergleich mit Plan, Korrekturmaßnahmen.
• Abschluss: Abnahme, Bewertung, Dokumentation, Projektschlussbericht.

Interkulturelles Konfliktmanagement

Definition:

Strategien und Maßnahmen zur Prävention und Lösung von Konflikten, die aufgrund kultureller Unterschiede in internationalen Projekten entstehen.

Details:

• Kulturelle Sensibilisierung und Schulungen
• Einsatz von Mediatoren mit interkultureller Kompetenz
• Entwicklung interkultureller Kommunikationsfähigkeiten
• Nutzung kultureller Vielfalt als Ressource
• Anpassung des Konfliktmanagementstils an kulturelle Unterschiede (z.B. direkte vs. indirekte Kommunikation)

Quantitative und qualitative Risikoanalyse

Definition:

Unterscheidung zwischen zahlenbasierter und beschreibender Analyse von Risiken, einschl. Bewertung von Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten.

Details:

• Quantitativ: Numerische Bewertung von Risiken
• Qualitativ: Subjektive Bewertung anhand von Kategorien und Szenarien
• Methoden: Monte-Carlo-Simulation (quantitativ), Risikomatrix (qualitativ)
• Ziel: Risiken identifizieren, bewerten und priorisieren
• Ergebnisse in Projektmanagement nutzen für Entscheidungsfindung und Risikominimierung

Gantt-Diagramme und Netzplantechniken

Definition:

Gantt-Diagramme: Balkendiagramme zur Darstellung des Projektzeitplans. Netzplantechniken: Methoden zur Planung und Steuerung komplexer Projekte.

Details:

• Gantt-Diagramm: Zeigt Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten.
• Achsen: Zeitachse (x) und Aufgabenachse (y).
• Netzplantechniken: CPM und PERT.
• CPM: Kritischer Pfad, Berechnung der Projektlaufzeit.
• t_E = t_F - t_B (Projektendzeit - Projektbeginn)
• PERT: Berücksichtigung von Unsicherheiten, Zeitabschätzungen.
• Formel: Berechnung erwarteter Zeit \[ t_{e} = \frac{t_{optimistisch} + 4t_{wahrscheinlich} + t_{pessimistisch}}{6} \]

Stakeholder-Analyse und -Management

Definition:

Stakeholder-Analyse und -Management ist ein fortlaufender Prozess, bei dem Identifikation, Bewertung und Einbeziehung von Personen oder Gruppen, die von einem Projekt betroffen sind oder das Projekt beeinflussen können, erfolgt.

Details:

• Stakeholder-Analyse: Identifikation aller relevanten Stakeholder und deren Einfluss auf das Projekt. Bewertet deren Interessen und Macht.
• Werkzeuge: Stakeholder-Matrix, Power-Interest-Grid, Stakeholder-Karten.
• Stakeholder-Management: Strategien und Aktionen zur Einbindung von Stakeholdern, Kommunikation und Konfliktlösung.
• Ziel: Maximierung des Projekterfolgs durch positive Beziehungen und effektive Kommunikation.

Virtuelle Teams und Remote-Arbeit

Definition:

Virtuelle Teams sind Gruppen von Einzelpersonen, die über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten, oft ausschließlich über digitale Kommunikationsmittel. Remote-Arbeit bezieht sich auf die Praxis, außerhalb eines traditionellen Büros zu arbeiten, oft von zu Hause oder anderen Remote-Standorten.

Details:

• Arten der Kommunikation: Asynchron (z.B. E-Mail) und Synchron (z.B. Videokonferenzen).
• Werkzeuge: Projektmanagement-Software (z.B. Trello), Kommunikations-Apps (z.B. Slack).
• Herausforderungen: Zeitzonenunterschiede, kulturelle Unterschiede, Vertrauensaufbau.
• Vorteile: Erhöhte Flexibilität, Zugang zu einer globalen Talentbasis.
• Best Practices: Regelmäßige Check-ins, klare Kommunikationsrichtlinien, Nutzung von gemeinsamen Arbeitsplattformen.

Projektbudgetierung und Ressourcenmanagement

Definition:

Planung und Kontrolle der finanziellen Mittel und personellen Ressourcen eines Projekts zur effizienten Umsetzung.

Details:

• Ermittlung des gesamten Projektbudgets basierend auf den Projektanforderungen
• {Budget = direkte Kosten + indirekte Kosten + Risikopuffer}
• Einteilung der Ressourcen (Mitarbeiter, Ausrüstung) basierend auf Projektphasen und Meilensteinen
• Verwendung von Tools zur Budget- und Ressourcenüberwachung (z.B. MS Project, Jira)
• Regelmäßige Budgetreviews und Anpassungen bei Abweichungen
• Einbindung von Stakeholdern in Budget- und Ressourcenentscheidungen
• Identifizierung und Management von Budgetrisiken (z.B. Preisänderungen, Ressourcenverfügbarkeit)
• Sicherstellung der kontinuierlichen Optimierung der Ressourcenauslastung

Erfolgsfaktoren für internationale Projekte

Definition:

Bestimmende Aspekte, die maßgeblich zum Erfolg internationaler Projekte beitragen

Details:

• Kulturelle Unterschiede verstehen und managen
• Effektive Kommunikation sicherstellen
• Klare Zielsetzungen und Rollenverteilung
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Kompetentes Risikomanagement
• Lokale Gesetzgebungen und Vorschriften beachten
• Zeitmanagement und Termintreue
• Effektive Führung und Teamkoordination